按照會計業(yè)務(wù)的慣例，出納人員(包括收款員，下同)的責任是憑票收款，“票”給付款人的幾聯(lián)(或一聯(lián))中就有一聯(lián)屬收條性質(zhì)，出納人員原則上不自開自收。但在實踐中，往來結(jié)算的收條或收據(jù)多由出納人員自開，有些出納人員由于缺乏工作經(jīng)驗對于可能在近期結(jié)清或欠付報銷款項的條據(jù)往往以白紙單寫，不留存根，會計俗語叫“撒手飛”，這樣時間稍久，出納人員忘記后即成為現(xiàn)金長款，有時與現(xiàn)金短款抵銷則更難覺察。待持據(jù)人來索款或核對時，出納人員則陷入被動甚至被懷疑為貪污。因此，出納人員開具涉及往來或收入的條據(jù)，均應(yīng)至少兩聯(lián)，其中一聯(lián)留存。

(二)代收款項的轉(zhuǎn)交

在企事業(yè)單位，總難免發(fā)生由其他人員為出納人員代收款的事項。代收款項應(yīng)當如何轉(zhuǎn)交給出納人員，也是會計業(yè)務(wù)中容易出現(xiàn)糾紛的事項。現(xiàn)實中，代收人員一般總是出納人員的同事、熟人，代收款轉(zhuǎn)交時，多數(shù)情況下將現(xiàn)金與發(fā)票，收款聯(lián)一起交給出納人員即告了事。

(三)空收款項的條據(jù)處理

在實際工作中，經(jīng)常會發(fā)生由單位提供蓋章的空白發(fā)票，或者由外出人員、催款人員客戶、外出人員、清欠人員從會計人員開具尚未收款的發(fā)票自開。但這種處理方法容易產(chǎn)生二種糾紛，一是發(fā)票提交購買方時，購買方往往當時不能交款，而供貨方只要求購買方在發(fā)票收款聯(lián)或存根聯(lián)上簽字，就將蓋章后的發(fā)票聯(lián)及提貨聯(lián)交購貨方。事后如果購貨方賴賬，供貨方憑收款聯(lián)或者存根聯(lián)的簽字無法認定購貨方欠款，導(dǎo)致在經(jīng)濟糾紛中處于不利地位。二是外出人員、催款人員將貨款、特別是現(xiàn)金收回轉(zhuǎn)交出納員時，因為發(fā)票聯(lián)、提貨聯(lián)均已交給購貨方，只剩一聯(lián)收款聯(lián)與現(xiàn)金一并轉(zhuǎn)交，也容易造成類似上述代收款項轉(zhuǎn)交時出現(xiàn)的情況。

因此，建議采取以下措施防范這類風險：

①客戶、外出人員或催款人員自出納員處開具發(fā)票時，交款不足部分或沒有交款的，取票人必須就欠款部分向出納員出具欠條，注明欠款金額、原因。

②外出人員、結(jié)賬及催款人員向客戶開具發(fā)票時，也必須按上述要求辦理，均不得以客戶在發(fā)票有關(guān)聯(lián)簽字代替欠條。

③客戶、外出人員、結(jié)賬及催款人員向出納員交款時，凡不在交款時開具發(fā)票的，出納員必須向交款人出具收款收據(jù)。