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寧波
如何做費用沖減會計分錄
例如：收到黎-明同志退回的差旅費，計現金50元，我們在做現金收入的同時，沖減管理費用支出，我們可以做分錄如下：
借：庫存現金50
貸：管理費用——差旅費50
這樣現金增加了，原來多列的費用沖減了，這筆會計分錄正確無誤。但是實行會計電算化以后，這筆分錄這樣處理就給報表自動取數帶來困難，因為費用報表是按借方發生額取數的，而費用沖減分錄是從貸方轉出應沖減的數據，并沒有減少費用的借方發生額，所以報表自動生成的數字要比實際支出數大。
要解決報表取數問題，對這類業務的會計分錄有兩種做法(如上例)：
一種方法是：用紅字沖銷費用支出數，同時用紅字沖銷現金支出數，即：
借：管理費用——差旅費50
貸：現金50
這種會計處理辦法雖然滿足了報表的自動生成取數，但對現金收入用紅字在貸方反映叫人難以理解和接受，實際工作中，有一小部分單位就是采用這種會計處理方法。
另一種方法是：在借方用紅字沖減費用支出數，用藍字借記現金的增加數，即：
借：管理費用——差旅費50
貸：庫存現金50
這樣做的理由是：沖減費用支出數在借方用紅字反映，既符合會計原理上對“管理費用”科目的定義解釋(借方反映費用的支出數，貸方反映費用的結轉數)，又可以滿足報表自動生成取數的要求，收到現金做借方增加，既符合會計原理對“現金”的解釋，也符合人們的習慣。但是它違背了借貸記帳規則。在實際工作中，大部分單位采用這種會計處理方法。
兩種方法相比，后一種方法優于前一種方法，特別是在登記帳簿時，顯得較為合理和比較容易理解。筆者傾向于選擇使用后一種方法。
收入類帳務的類似沖減分錄，可以參照以上辦法處理。
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