第二十三條 各單位對會計憑證、會計帳簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案，妥善保管。會計檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務院財政部門會同有關部門制定。

　　【釋義】本條是對會計檔案的規定。

　　會計檔案是指會計憑證、會計帳簿、財務會計報告等會計核算專業材料，它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對一個單位經濟活動的記錄和反映。通過會計檔案可以了解每項經濟業務的來龍去脈；會計檔案可以為國家、單位提供詳盡的經濟資料，對國家制定宏觀經濟政策及單位制定經濟決策具有一定的參考價值。同時，會計檔案還是檢查一個單位是否遵守財經紀律的書面證明，可以揭示在會計資料上弄虛作假、違法亂紀等行為。鑒于會計檔案的重要性，本條對會計檔案作了專門規定。

　　一、作為義務，規定各單位應當建立會計檔案，并妥善保管。具體要求是：（1）各單位對會計憑證、會計帳簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案。即本條規定單位會計檔案是由會計憑證、會計帳簿、財務會計報告和其他會計資料組成。具體來講，會計憑證包括原始憑證和記帳憑證；會計帳簿包括總帳、明細帳、日記帳和其他輔助性帳簿；財務會計報告由會計報表、會計報表附注和財務情況說明書組成。這些會計資料構成會計檔案的內容。會計檔案是在會計核算活動中形成的，其產生的直接目的和主要原因是作為一種核算的手段，是為了處理某些會計事項的需要。它不同于一般的文獻資料，它是經會計人員和當時的當事人之手形成的，具有很強的原始性。同時，作為會計信息載體的會計憑證、會計帳簿、財務會計報告等，不是隨意保留下來就可以作為會計檔案，而是必須按照一定的程序集中保管起來，才會形成會計檔案。所以，本條規定各單位應當建立會計檔案，要求各單位要有相關的部門和人員負責這項工作。財政部、國家檔案局曾于1984年頒布了《會計檔案管理辦法》，規定會計檔案工作由各級財政機關和各級檔案業務管理機關共同負責進行業務指導、監督和檢查。（2）各單位應當對會計檔案妥善保管。《會計檔案管理辦法》關于會計檔案保管的具體要求是：第一，各單位形成的會計檔案，都應當由財務會計部門按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊。第二，當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務會計部門保管一年，期滿后，原則上應由財務會計部門編造清冊移交本單位的檔案部門保管。財務會計部門和經辦人員必須按期將應當歸檔的會計檔案，全部移交檔案部門，不得自行封包保存。檔案部門必須按期點收，不得推倭拒絕。第三，檔案部門接收保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，應當會同原財務會計部門和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。第四，各單位保存的會計檔案向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得借出，如有特殊情況，須報上級主管單位批準，但不得拆散原卷冊，并限期歸還。第五，撤銷合并單位和建設單位完工后的會計檔案，應當隨同單位的全部檔案一并移交給指定的單位，并按規定辦理交接手續。此外，為了保證會計檔案不受自然因素和其他因素的損害，或者盡可能減輕這種損害，以延長會計檔案的壽命，各單位有關部門要加強對會計檔案的科學管理，做好保管工作。一方面，在會計檔案的保護技術方面，要采取措施保證會計檔案不破損、不霉爛、不被蟲蛀。另一方面，要將會計檔案存放有序，查找方便，要嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，以防止泄密。

　　二、對會計檔案的保管期限和銷毀辦法作了授權規定。即《會計法》未對會計檔案的保管期限和銷毀辦法作出具體規定，而是授權國務院財政部門會同有關部門制定。現行的財政部與國家檔案局制定的《會計檔案管理辦法》對會計檔案的保管期限和銷毀辦法的規定是：（1）會計檔案的保管期限。根據會計檔案的特點，可以分為永久和定期會計檔案。永久會計檔案是指無限期保管的會計檔案，如涉及外事的會計憑證等。定期會計檔案是指有保管期限，期滿后即可按規定銷毀。根據《會計檔案管理辦法》的規定，定期會計檔案的保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。（2）會計檔案的銷毀。會計檔案保管期滿需要銷毀時，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊。各單位在按規定銷毀會計檔案時，應當由檔案部門和財務會計部門共同派員監銷。各級主管部門銷毀會計檔案時，還應當有同級財政部門、審計部門派員參加監銷。各級財政部門銷毀會計檔案時，由同級審計機關派員參加監銷。監銷人在銷毀會計檔案以前，應當認真進行清點核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位領導。

　　應當指出的是，根據本法授權，如果財政部門會同有關部門制定了新的有關會計檔案的管理辦法，或者對現行的《會計檔案管理辦法》作了修改，以上列舉的有關規定應當以新的規定為準。